Papieren data vaak vergeten bij AVG

Papieren data vaak vergeten bij AVG

Nu de nieuwe privacywet AVG van kracht is sinds 25 mei jl., nemen steeds meer bedrijven maatregelen om de door hen beheerde persoonlijke data te beveiligen en hun bedrijfsvoering zo goed mogelijk AVG-proof te maken. Echter, nog vaak ligt bij deze maatregelen de nadruk op de beveiliging van digitale data. Dit terwijl in de praktijk blijkt dat een groot deel van de veiligheidsincidenten zich juist voordoet met papieren en geprinte data.
Veel bedrijven onderschatten de hoeveelheid digitale data die dagelijks toch nog worden uitgeprint en het grote veiligheidsrisico dat hiermee samenhangt als deze papieren data niet zorgvuldig worden beheerd en vernietigd. Een vergissing die grote financiële gevolgen kan hebben, aangezien na de invoering van de AVG boetes op kunnen lopen tot wel 20 miljoen euro per overtreding.

Langzaam maar zeker worden bedrijven zich bewust van de gevolgen van de invoering van de AVG voor hun bedrijfsvoering en worden maatregelen opgestart om de door hen beheerde data te beveiligen. En hoewel bedrijven hiermee hun best doen om aan de AVG te voldoen, ligt bij het inventariseren van de privacyrisico’s de focus veelal op digitale data en worden de risico’s die samenhangen met het beheer van papieren data nog vaak onderschat. Heel begrijpelijk in dit huidige online tijdperk. Echter veel digitale data, zoals mailtjes, contracten of sollicitaties, worden tóch nog uitgeprint voor verdere verwerking of gewoon omdat een ingewikkelde tekst op papier nu eenmaal makkelijker leest. Zo vormen documenten die je na gebruik in de papierbak weggooit of printjes die bij een printer blijven liggen een potentieel risico waar vaak niet bij wordt stilgestaan. Verder zouden persoonsgegevens volgens de AVG niet alleen zorgvuldig moeten worden verkregen en opgeslagen, ze moeten -indien nodig- ook veilig worden vernietigd. Naast maatregelen om digitale data goed te beveiligen, zou daarom vanaf 25 mei een papiervernietiger standaard tot elke bedrijfsinventaris moeten behoren en dienen bedrijven duidelijke procedures op te stellen voor het beheren én vernietigen van papieren data.

Papiervernietigers achterhaald imago

Veel bedrijven hebben vaak nog het achterhaalde beeld van papiervernietigers waarbij A4-tjes één voor één moeten worden ingevoerd, zodat het vernietigen van papier een tijdrovende bezigheid is. Echter, bij de huidige autofeed machines kun je honderd(en) A4-vellen in één keer invoeren, waarna de invoerbak veilig afgesloten wordt en je niet bij het apparaat hoeft te blijven wachten. Het is tegenwoordig zelfs niet meer nodig om nietjes of paperclips te verwijderen. Zo neemt het vernietigen van papier nog maar weinig tijd in beslag en kan eenvoudig in het reguliere bedrijfsproces worden geïntegreerd. Daarnaast is het vernietigen in stroken niet meer van deze tijd. Dankzij nieuwe technieken zijn stroken in sommige gevallen nog herleidbaar. U kiest beter voor een model dat het vel in snippers (410) of microsnippers (2.500) vernietigd.

Scan op de hardware en gratis proefplaatsing mogelijk voor LTO-leden

Beschikt uw bedrijf nog niet over een shredder of heeft u nog een model dat in stroken vernietigd dan raden wij u aan over te stappen naar een actueler model. Speciaal voor LTO leden geldt onderstaande aanbieding. Bent u nog niet volledig overtuigd van het gemak van de Autofeed? Vraag dan een gratis proefplaatsing aan via LTO. De vertegenwoordigers van Lyreco kunnen u tevens adviseren over de andere hardware die u nodig heeft om de nieuwe wetgeving te volgen. Denk hierbij aan beeldschermfilters, laptopsloten, beveiligde USB sticks en afsluitbare archiefkasten.

-30%

30% korting op aanschaf werkplaatsbenodigdheden.

Lees verder